Overview

Location: Montreal, Quebec, Canada

Date published: 16-Jul-2025

Job ID: 147487

Description and Requirements


Work Location: Montreal, QC
Position Type: Contract, 12 Months (potential for extension)
Location: Montreal, QC
Hybrid role: Must be onsite at least 3x per week.

Our leading global insurance client is looking for an Executive Assistant


*MUST BE FLUENT IN FRENCH - NATIVE FRENCH SPEAKING FROM QUEBEC PREFERRED*



Responsibilities

• Communicate with various colleagues daily
• Support consultants and teams with the development of reports, marketing materials and contracting documents, within agreed upon timelines
• Coordinate complex scheduling and travel arrangements, expense reporting in Oracle
• Provide project setup and maintenance support (including project set-up and contract administration, file maintenance, etc.)
• Support colleagues with all forms of internal and external client communications as requested (phone, e-mail, meeting set-up, etc.)
• Perform filing, billing, and other support activities
• Generate client/project financial reports
• Support the collaborative team environment by partnering with other administrative staff through workflow, partnership, and teamwork to support all team needs
• Increase efficiency by identifying ways to improve processes
• Special projects as required



Qualifications


• 5+ years’ experience providing administrative support
• Experience with calendaring, expense, travel, and client life cycle support
• Must have advanced technical skills in MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
• Excellent verbal and written communication English skills – Bilingual is an asset (FR)
• Comfortable with a predominately remote working environment
• Education: Bachelors Degree preferred, but not required

All interested applicants who meet the qualifications listed above are invited to submit a resume by clicking "Apply Now".


The indicated pay range for this position is a good-faith estimate based on the qualifications necessary for the position, including experience, training, and other considerations permitted by law. Additionally, it is emphasized that the pay band mentioned herein is the one established by the client company. Factors that may be used when making an offer may include a candidate’s skills, experience and geographic location, the expected quality and quantity of work. Most candidates will start at the bottom half of the pay range, with the upper end reserved for candidates with extensive experience and skills and who live in geographic markets commanding a higher starting pay. An employee’s pay history will not be a contributing factor where prohibited by local law.

This information is subject to change and serves as a general guideline for compensation discussions. Actual offers may vary based on specific circumstances and company policies.


Lieu de travail : Montréal, QC
Type de poste : Contrat, 12 mois (possibilité de prolongation)
Lieu : Montréal, QC
Rôle hybride : Présence requise au bureau au moins 3 jours par semaine.

Notre client, un leader mondial dans le domaine de l’assurance, est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) de direction.

DOIT PARLER COURAMMENT LE FRANÇAIS – FRANCOPHONE NATIF DU QUÉBEC PRÉFÉRÉ

Responsabilités

  • Communiquer quotidiennement avec divers collègues
  • Soutenir les consultants et les équipes dans la préparation de rapports, de documents marketing et de contrats, dans les délais convenus
  • Coordonner des horaires complexes, les déplacements et les rapports de dépenses dans Oracle
  • Fournir un soutien à la mise en place et à la gestion des projets (y compris l’administration des contrats, la tenue de dossiers, etc.)
  • Appuyer les collègues dans toutes les communications internes et externes avec les clients (téléphone, courriel, organisation de réunions, etc.)
  • Effectuer le classement, la facturation et d'autres tâches de soutien
  • Générer des rapports financiers pour les clients/projets
  • Favoriser un environnement de travail collaboratif en travaillant en partenariat avec les autres membres du personnel administratif
  • Améliorer l’efficacité en identifiant des moyens d’optimiser les processus
  • Participer à des projets spéciaux au besoin

Qualifications

  • Minimum de 5 ans d’expérience en soutien administratif
  • Expérience en gestion d’agenda, de dépenses, de déplacements et du cycle de vie client
  • Maîtrise avancée de la suite MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais – le bilinguisme est un atout (FR)
  • À l’aise dans un environnement de travail majoritairement à distance
  • Formation : Baccalauréat préféré, mais non requis

Tous les candidats intéressés et répondant aux critères ci-dessus sont invités à soumettre leur CV en cliquant sur « Postuler maintenant ».

La fourchette salariale indiquée pour ce poste est une estimation de bonne foi basée sur les qualifications requises, y compris l’expérience, la formation et d’autres considérations permises par la loi. Il est également précisé que cette fourchette est établie par l’entreprise cliente. Les facteurs pouvant influencer l’offre incluent les compétences, l’expérience, la localisation géographique du candidat, ainsi que la qualité et la quantité de travail attendues. La plupart des candidats commenceront dans la moitié inférieure de la fourchette, la partie supérieure étant réservée aux candidats ayant une vaste expérience et des compétences avancées, et vivant dans des régions où les salaires de départ sont plus élevés. L’historique salarial d’un employé ne sera pas pris en compte là où la loi l’interdit.

Ces informations sont susceptibles d’être modifiées et servent de ligne directrice générale pour les discussions sur la rémunération. Les offres réelles peuvent varier selon les circonstances spécifiques et les politiques de l’entreprise.