Bilingual Facilities Services Assistant II

Description and Requirements

Work Location: 100% Onsite

Position Type: Contracts, 5 weeks (potential for extension)

Location: Montreal, QC

Compensation Range: $23-24 per hour

Our leading global insurance client is looking for a Bilingual Facilities Services Assistant. The Facilities Services Canada – General Assistant, based out of our Montreal Office, will serve as a key general resource for internal and external clients in our client's offices, providing daily on-site support to our Montreal office and remote support (from Montreal), as needed, to our other Canadian. In providing support to other Facilities Services positions, this role works as a team player to achieve team objectives and meet defined service level targets.

Responsibilities

document printing and binding, other print, post and purchasing support;
pantry and print area stocking and equipment maintenance;
providing reception support;
ensuring conference/meeting rooms are set up, audio-visual equipment functioning and catering needs for meetings are met;
collection and delivery of mail, and office supplies;
responding to facilities-related issues (e.g. lighting, HVAC, furniture repairs); and
miscellaneous other duties.
Working closely with the Facilities Services Manager for Montreal, FS colleagues across Canada, and complying with Facilities Services Standard Operating Procedures will ensure success in the role.

DETAILED RESPONSIBILITIES

Conference/meeting room support, setup, and catering

• Track upcoming meeting room bookings

• Proactively ensure that excellent housekeeping standards are maintained in conference/meeting rooms

• Ensure meeting rooms are set-up as requested

• Ensure technology is in working order, troubleshoot audio visual equipment issues, coordinate repairs as needed

• Coordinate catering, liaise with host regarding special needs (i.e., food allergies), ensure catering presentation meets requirements, appropriately refrigerate and heat food, display signage for specialty foods, discard perishable leftover food, ensure that the room is cleared ahead of the next meeting booking.

• Ensure compliance with the Meeting Room, Catering, Conferencing Standard Operating Procedures

• Develop and maintain strong relationships with caterers and local vendors; monitor performance and escalate questions/concerns to the Facilities Services Manager.

• Order and stock levels for kitchen consumables

Reception support

• As there is no colleague working at reception, this position uses a mobile phone to answer calls from the external reception phone and all incoming calls from our main phone line

• Maintain a neat and presentable reception area

• Greet visiting colleagues and visitors as they arrive

• Register/sign-in clients, vendors, visiting colleagues and visitors in accordance with emergency procedures

• Direct visitors to the appropriate person, conference room, or guest work space; arrange for an escort as appropriate

• Ensure visitors have what they need to work and can locate office amenities

• Develop and maintain a relationship with couriers to inform them how to use the external reception phone to reach Facilities Services

• Assist with colleague and visitor inquiries

• Assign visitor access cards (where needed) and maintain log

• Follow documented emergency procedures for handling suspicious/threatening calls and office/medical emergencies

• Ensure compliance with the relevant Standard Operating Procedures

• Escalate questions/concerns to the Facilities Services Manager

Mail/Print Support

• Handle incoming and outgoing mail

• Handle incoming and outgoing couriers, ensuring timely collection and delivery; maintain courier supplies (UPS, Purolator and other carriers)

• Ensure operation of all mail support equipment and maintenance of Pitney Bowes postage machine

• Troubleshoot printer problems

• Coordinate maintenance of equipment including printers, binding equipment, and laminator

• Oversee stationery supplies and stock levels; place/coordinate orders for stationery/general office supplies; maintain appropriate records

• Escalate Uniflow secure print issues following defined protocols

• Ensure compliance with Mail, Print, Reprographics Standard Operating Procedures

• Escalate questions/concerns to the Facilities Services Manager

Records logistics

• Utilize file management software (e.g., OPUS, Iron Mountain Connect) and support first-level troubleshooting

• Facilitate the retrieval of records from offsite storage, as well as their return to storage

• Partner with the business and send inactive records to offsite storage (on an annual basis or due to onsite space constraints)

• Maintain records management stock (e.g., files, labels, boxes)

• Control access to highly sensitive files in compliance with Records Management guidelines

• Escalate questions/concerns to the Facilities Services Manager/Corporate Records Management

Physical Security support

• Utilize the CCure system to add/delete colleagues with in-office card reader

• Liaise with the building access system administrator to add/delete colleagues

• Perform routine access control audits

• Troubleshoot security access system issues; interface with Regional Safety and Security and local office security system vendor

• Escalate questions/concerns to the Facilities Services Manager/Regional Safety and Security

Facilities Management support

• Monitor the local Facilities Services mailbox and Service Central queue, responding promptly to inquires

• Assist with basic, first-level IT support, including managing the headset and loaner laptop inventory

• Help to maintain the overall cleanliness and order/organization of the office space

• Work with the Facilities Services Manager, building management, and outside vendors to arrange for repairs and maintenance of office furnishings, fixtures, equipment and space

• Provide HR support including, participating in Day 1 orientation for new hires and assisting with on-boarding and off-boarding tasks

• Provide Finance support including coding and trouble-shooting Account Payable queries, general support for payment and vendor queries and reconciling the monthly charges on the AMEX Corporate Purchasing Card

• Assist with quarterly Occupational Health and Safety inspections

Other:

• Ensure compliance with Standard Operating Procedures related to the above responsibilities
• Provide back-up support for the Facilities Services team in Calgary and other Canadian markets
• Other responsibilities as identified by the Facilities Services Manager which may include work on special projects
• Escalate questions/concerns to the Facilities Services Manager in a timely manner

Qualifications

• 2+ years of experience providing general office support in a professional office environment

• Exceptional customer service skills
• Strong interpersonal skills and the ability to deal professionally with clients, vendors, and colleagues on the phone, online and in person
• Professional demeanor and appearance
• Ability to adapt to different people, situations and changing priorities with grace and flexibility as well as demonstrating an appropriate sense of urgency
• Reliable and punctual
• Strong organizational and time management skills, with demonstrated ability to multi-task and prioritize effectively
• A strong focus on detail and accuracy of work
• Ability to communicate effectively, both verbally and in writing, in business standard English and French
• Proficiency in French, both written and oral
• Basic knowledge of Microsoft Office suite (including Outlook and Teams)
• Ability to learn WTW-specific technology tools that are required for job
• Knowledge of AV equipment and other technology used in physical meeting rooms
• Heavy lifting may be required (50 lbs.)
• Occasional overtime may be required

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Lieu de travail : 100 % sur site
Type de poste : Contrat, 5 semaines (possibilité de prolongation)
Lieu : Montréal, QC
Fourchette de rémunération : 24 $ à 31 $ de l’heure

Notre client, un chef de file mondial dans le secteur de l’assurance, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) bilingue aux services des installations. Le/la titulaire du poste, basé(e) à notre bureau de Montréal, agira à titre de ressource clé pour les clients internes et externes, en offrant un soutien quotidien sur site au bureau de Montréal ainsi qu’un soutien à distance (depuis Montréal), au besoin, aux autres bureaux canadiens. En appui aux autres postes des services des installations, ce rôle exige un fort esprit d’équipe afin d’atteindre les objectifs et de respecter les niveaux de service établis.

Responsabilités

Impression et reliure de documents, ainsi que soutien lié à l’impression, au courrier et aux achats
Approvisionnement des aires de cuisine et d’impression, et entretien de l’équipement
Soutien à la réception
Préparation des salles de conférence/réunion, vérification du bon fonctionnement de l’équipement audiovisuel et coordination des services de traiteur
Collecte et distribution du courrier et des fournitures de bureau
Réponse aux problèmes liés aux installations (ex. : éclairage, CVCA, réparations de mobilier)
Autres tâches diverses

Le travail en étroite collaboration avec le/la gestionnaire des services des installations de Montréal, les collègues à travers le Canada, ainsi que le respect des procédures opérationnelles normalisées, contribuera au succès dans ce rôle.

Responsabilités détaillées

Soutien aux salles de conférence/réunion, installation et traiteur

Suivre les réservations à venir des salles de réunion
Maintenir de façon proactive des normes élevées de propreté dans les salles
Préparer les salles selon les demandes
Vérifier le bon fonctionnement de la technologie, résoudre les problèmes audiovisuels et coordonner les réparations au besoin
Coordonner les services de traiteur, communiquer avec l’hôte concernant les besoins particuliers (ex. : allergies alimentaires), s’assurer que la présentation répond aux exigences, réfrigérer et réchauffer les aliments au besoin, afficher la signalisation appropriée, jeter les restes périssables et préparer la salle pour la réunion suivante
Assurer le respect des procédures opérationnelles liées aux salles de réunion et aux services de traiteur
Développer et maintenir de bonnes relations avec les traiteurs et fournisseurs locaux, surveiller leur performance et signaler les préoccupations au gestionnaire
Commander et maintenir les stocks de consommables de cuisine

Soutien à la réception

Répondre aux appels via le téléphone mobile dédié à la réception externe et à la ligne principale
Maintenir un espace de réception propre et présentable
Accueillir les collègues et visiteurs
Enregistrer les visiteurs conformément aux procédures d’urgence
Diriger les visiteurs vers la personne ou la salle appropriée et organiser un accompagnement si nécessaire
S’assurer que les visiteurs disposent des ressources nécessaires
Maintenir une relation avec les services de messagerie et les informer sur les procédures de contact
Répondre aux demandes des collègues et visiteurs
Attribuer les cartes d’accès visiteurs et tenir un registre
Suivre les procédures d’urgence en cas d’appels suspects ou d’urgences médicales
Respecter les procédures opérationnelles
Signaler les préoccupations au gestionnaire

Soutien au courrier et à l’impression

Gérer le courrier entrant et sortant
Gérer les services de messagerie et maintenir les fournitures
Assurer le bon fonctionnement de l’équipement postal et de la machine Pitney Bowes
Résoudre les problèmes d’imprimantes
Coordonner l’entretien de l’équipement (imprimantes, relieuses, plastifieuses)
Gérer les fournitures de papeterie et passer les commandes
Escalader les problèmes d’impression sécurisée selon les protocoles
Respecter les procédures liées au courrier et à l’impression
Signaler les préoccupations au gestionnaire

Logistique des dossiers

Utiliser les logiciels de gestion documentaire (ex. : OPUS, Iron Mountain Connect)
Faciliter la récupération et le stockage des dossiers hors site
Envoyer les dossiers inactifs vers l’archivage externe
Maintenir les fournitures de gestion documentaire
Contrôler l’accès aux dossiers sensibles
Signaler les préoccupations au gestionnaire

Soutien à la sécurité physique

Utiliser le système CCure pour gérer les accès
Coordonner avec l’administrateur du système d’accès
Effectuer des audits d’accès
Résoudre les problèmes de sécurité
Signaler les préoccupations au gestionnaire

Soutien à la gestion des installations

Surveiller la boîte courriel des installations et répondre aux demandes
Fournir un soutien informatique de base (casques, ordinateurs portables)
Maintenir la propreté et l’organisation des espaces
Coordonner les réparations et l’entretien
Fournir un soutien RH (intégration, départ des employés)
Fournir un soutien financier (facturation, paiements, rapprochements AMEX)
Participer aux inspections de santé et sécurité

Autres

Respecter toutes les procédures opérationnelles
Fournir un soutien de remplacement à d’autres bureaux au Canada
Participer à des projets spéciaux
Signaler les préoccupations au gestionnaire en temps opportun

Qualifications

Minimum de 2 ans d’expérience en soutien administratif dans un environnement professionnel
Excellentes compétences en service à la clientèle
Excellentes compétences interpersonnelles
Présentation professionnelle
Capacité d’adaptation et sens de l’urgence
Fiabilité et ponctualité
Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
Grande attention aux détails
Excellentes compétences en communication en français et en anglais (oral et écrit)
Maîtrise du français (oral et écrit)
Connaissance de base de Microsoft Office (Outlook, Teams)
Capacité à apprendre de nouveaux outils technologiques
Connaissance de l’équipement audiovisuel
Capacité à soulever jusqu’à 50 lb
Heures supplémentaires occasionnelles possibles

All interested applicants who meet the qualifications listed above are invited to submit a resume by clicking "Apply Now".

The indicated pay range for this position is a good-faith estimate based on the qualifications necessary for the position, including experience, training, and other considerations permitted by law. Additionally, it is emphasized that the pay band mentioned herein is the one established by the client company. Factors that may be used when making an offer may include a candidate’s skills, experience and geographic location, the expected quality and quantity of work. Most candidates will start at the bottom half of the pay range, with the upper end reserved for candidates with extensive experience and skills and who live in geographic markets commanding a higher starting pay. An employee’s pay history will not be a contributing factor where prohibited by local law.

This information is subject to change and serves as a general guideline for compensation discussions. Actual offers may vary based on specific circumstances and company policies.

Wilson

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