Overview

Location: Canada

Date published: 14-May-2025

Job ID: 144255

Description and Requirements

Work Location: Hybrid role - Must be onsite at least 3x per week.

Position Type: Opportunity to convert to FTE based on performance and business need.

Location: Montreal, QC

Compensation Range: 24$ to 34$/hr

 

Our client, a leading global insurance firm looking for a Business Support Senior Assistant to provide administrative support to our colleagues in their Insurance Consulting and Technology Practice in Montreal. The successful candidate is technically savvy, adaptable and can build strong relationships and collaborate effectively with cross-functional teams, while simultaneously developing a strong understanding of the corporate line of business.                                                                           



Responsibilities:


  • The Business Support Senior Assistant will work alongside their colleagues to proactively provide exceptional administrative and client service support, inclusive of calendaring and meeting support, expense processing, travel management, and the execution of various client life cycle deliverables.
  • The Business Support Assistant will:
  • Communicate with various colleagues daily
  • Support consultants and teams with the development of reports, marketing materials and contracting documents, within agreed upon timelines
  • Coordinate complex scheduling and travel arrangements, expense reporting in Oracle
  • Provide project setup and maintenance support (including project set-up and contract administration, file maintenance, etc.)
  • Support colleagues with all forms of internal and external client communications as requested (phone, e-mail, meeting set-up, etc.)
  • Perform filing, billing, and other support activities
  • Generate client/project financial reports
  • Support the collaborative team environment by partnering with other administrative staff through workflow, partnership, and teamwork to support all team needs
  • Increase efficiency by identifying ways to improve processes
  • Special projects as required



Let’s talk about you:

  • You are excited by the opportunity to join a world class organization, partnering with colleagues at the top of their field
  • Aspire to join a community and network of supportive administrative professionals
  • Team player who is adaptable, anticipatory, and open to change
  • Committed to learning and providing exceptional client service
  • Comfortable multi-tasking and working independently, as well as part of a team
  • Experienced in producing consistently high-quality results under tight deadlines.
  • Would describe yourself as: organized, detail-oriented, resourceful, and proactive
  • Possess a strong sense of professionalism and maturity



The Requirements:

  • 5+ years’ experience providing administrative support
  • Experience with calendaring, expense, travel, and client life cycle support
  • Must have advanced technical skills in MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
  • Excellent verbal and written communication English skills – Bilingual is an asset (FR)
  • Comfortable with a predominately remote working environment
  • Education: Bachelors Degree preferred, but not required




Titre du poste: Adjoint(e) principal(e) – Soutien aux activités

Lieu: Montréal, QC (Hybride – Présence requise au bureau au moins 3 jours par semaine)

Type de poste: Contrat avec possibilité de conversion en poste permanent selon la performance et les besoins de l’entreprise

Échelle salariale:


À propos de l’entreprise:


Notre client est une entreprise mondiale de premier plan dans le secteur de l’assurance et du conseil. Il est actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) principal(e) – Soutien aux activités pour rejoindre son équipe Conseil et technologies en assurance à Montréal. Il s’agit d’une occasion unique de collaborer avec des professionnels de haut niveau dans un environnement stimulant et collaboratif.


Résumé du poste:


En tant qu’adjoint(e) principal(e) – Soutien aux activités, vous offrirez un soutien administratif et un service client de grande qualité. Vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations et la gestion des relations clients, tout en collaborant étroitement avec des équipes multidisciplinaires.


Responsabilités principales:


  • Fournir un soutien administratif complet : gestion de l’agenda, organisation de réunions, traitement des notes de frais et planification des déplacements
  • Préparer des rapports, présentations, supports marketing et documents contractuels dans les délais impartis
  • Coordonner les horaires complexes et les déplacements, et gérer les rapports de dépenses via Oracle
  • Assurer la configuration et le suivi des projets (création, administration des contrats, classement des dossiers, etc.)
  • Soutenir les communications internes et externes (téléphone, courriels, organisation de réunions)
  • Effectuer diverses tâches de soutien : classement, facturation, production de rapports financiers liés aux clients/projets
  • Collaborer avec les autres membres du personnel administratif pour assurer un soutien efficace à l’équipe
  • Proposer des améliorations pour accroître l’efficacité des processus
  • Participer à des projets spéciaux au besoin


Profil recherché:


  • Vous êtes motivé(e) par l’idée de rejoindre une organisation de renommée mondiale
  • Vous souhaitez faire partie d’un réseau professionnel d’adjoints administratifs solidaires
  • Esprit d’équipe, flexible, proactif(ve) et capable de s’adapter au changement
  • Soucieux(se) de l’apprentissage continu et du service client de qualité
  • Capacité à gérer plusieurs tâches de manière autonome ou en équipe
  • Capacité à produire des résultats de haute qualité dans des délais serrés
  • Vous vous décririez comme organisé(e), minutieux(se), débrouillard(e) et professionnel(le)


Exigences du poste:


  • Minimum 5 ans d’expérience en soutien administratif
  • Expérience en gestion de calendriers, de déplacements, de dépenses et du cycle de vie client
  • Maîtrise avancée de la suite MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais – le bilinguisme (FR/EN) est un atout
  • À l’aise dans un environnement de travail majoritairement à distance


Formation: 


  • Diplôme universitaire de premier cycle préféré, mais non requis


All interested applicants who meet the qualifications listed above are invited to submit a resume by clicking "Apply Now".


The indicated pay range for this position is a good-faith estimate based on the qualifications necessary for the position, including experience, training, and other considerations permitted by law. Additionally, it is emphasized that the pay band mentioned herein is the one established by the client company. Factors that may be used when making an offer may include a candidate’s skills, experience and geographic location, the expected quality and quantity of work. Most candidates will start at the bottom half of the pay range, with the upper end reserved for candidates with extensive experience and skills and who live in geographic markets commanding a higher starting pay. An employee’s pay history will not be a contributing factor where prohibited by local law.

This information is subject to change and serves as a general guideline for compensation discussions. Actual offers may vary based on specific circumstances and company policies.